A vállalkozási gyakorlatban nem ritka, hogy egy elvégzett munka vagy átadott termék után a bizonylatolás elmarad, és a számlát csak hónapokkal vagy akár évekkel később állítják ki. A jogilag érvényes, adózási szempontból kifogástalan ügyletekhez elengedhetetlen a törvényi határidők és a kapcsolódó adójogi előírások pontos ismerete.
Mit számít a teljesítés dátuma?
A szabályos számlázás alapfeltétele a leggyakoribb félreértések eloszlatása és a kulcsfontosságú időpontok pontos megkülönböztetése. Visszamenőleges számlázás alatt a gyakorlatban azt értjük, amikor a számla kibocsátásának napján egy korábbi teljesítési dátum kerül a bizonylatra.
Két kulcsfontosságú dátum megkülönböztetése:
- A számla kelte (kibocsátás dátuma): Az a naptári nap, amikor a számlát ténylegesen elkészítik, megszerkesztik és lezárják a számlázóprogramban vagy a kézi számlatömbben. Míg a számla keltét jogilag soha nem lehet visszadátumozni, a kiállítás napja mindig a tényleges kibocsátás napja kell legyen.
- A teljesítés dátuma: Az a nap, amikor a termékátadás vagy a szolgáltatásnyújtás valóságosan megtörtént, illetve az időszakos elszámolás alapján esedékessé vált. Ez az időpont lehet múltbéli dátum is.
Számlakiállítási határidők az Áfa-törvény szerint:
- Általános szabály: A számlát a teljesítést követően haladéktalanul, de legkésőbb 8 napon belül ki kell állítani.
- Készpénzes vagy azonnali fizetés, illetve gyűjtőszámla: Ha a vevő az ellenértéket a teljesítés napjáig kifizeti, a számlát haladéktalanul ki kell bocsátani.
- Közösségen belüli vagy fordított adózású ügyletek: Legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell a számlát kiállítani.
- Teljesítésigazoláshoz kötött ügyletek: Ha a szerződés feltétele a teljesítésigazolás aláírása, a 8 napos számlakiállítási határidő a teljesítésigazolás kiállításának vagy aláírásának napjától számít.
- Időszakos (folyamatos) elszámolású szolgáltatások (Áfa tv. 58. §): Könyvelési, bérleti vagy egyéb átalánydíjas szolgáltatások esetén a teljesítés napja főszabály szerint a fizetési határidővel egyezik meg. Elmaradt számlázás esetén az eredeti szerződés szerinti elszámolási időszakokat és fizetési esedékességeket kell alapul venni a pótlás során.
A törvényi határidők túllépése mulasztásnak minősül, azonban a határidő lejárta után a polgári és adójogi kötelezettségek továbbra is fennállnak, így a számla utólag is pótolható.
Adóhatósági elévülés és pótlólagos számlakiállítás:
Főszabály szerint a számla az adó megállapításához való jog elévülési idején belül állítható ki utólagosan. Az Adózás rendjéről szóló törvény (Art. 202. § (1)) alapján az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról a bevallást vagy bejelentést tenni kellett volna (vagy az adót meg kellett volna fizetni). Például egy 2020 májusában teljesített munka esetén az áfabevallási kötelezettség 2020-ban keletkezett, így az elévülési idő 2020. december 31-én indult el, és 2025. december 31-én jár le. Ebben az időintervallumban a számla pótlólagosan még kiállítható.
Késedelmes számlázás jogi és pénzügyi kockázatai:
- Önellenőrzési kötelezettség: Mivel az áfafizetési kötelezettség a teljesítés időpontjában keletkezik, a számlát a teljesítés időpontja szerinti eredeti áfaidőszakban kell szerepeltetni. Ez a korábbi áfabevallások önellenőrzését (önrevízióját) és önellenőrzési pótlék fizetését vonhatja maga után mindkét fél számára.
- NAV mulasztási bírság: A számlakibocsátási határidő túllépése miatt az adóhatóság mulasztási bírságot szabhat ki.
- A vevő adólevonási joga: A megrendelő csak akkor élhet adólevonási jogával, ha a számla alakszerűen és tartalmilag is megfelel a jogszabályoknak, és a teljesítés valóságtartalma igazolható.
Gyakorlati teendők utólagos számlázás esetén:
- A számla keltének megőrzése: A kiállítás dátuma mindig a tényleges kibocsátás napja legyen, a számla kelte nem dátumozható vissza.
- A teljesítés dátumának pontos megadása: A bizonylaton a tényleges teljesítés időpontját vagy a teljesítésigazolás dátumát kell feltüntetni.
- Az elévülés ellenőrzése: Meg kell győződni arról, hogy a teljesítés időpontja az 5 éves adóelévülési időn belül helyezkedik-e el.
- Egyeztetés a könyvelővel: A visszamenőleges teljesítésű számlázás előtt elengedhetetlen a szakértői egyeztetés a felmerülő önellenőrzési kötelezettségek miatt.
A csúszással kiállított számláknál a kiállítás napjának hitelessége és az elévülési korlátok betartása nem hagyható figyelmen kívül.
